Переживем кризис вместе! Часть 2

Есть очень много способов сократить расходы компании в тяжелый период. Некоторые вещи в нашей повседневной офисной жизни становятся настолько привычными, что мы даже не задумываемся о том, какую выгоду можно извлечь из небольших, казалось бы, изменений. Как обещал, в этом материале я продолжу антикризисную тематику.

Мировые лидеры различных сфер бизнеса преподали отличные уроки в вопросе экономии. McDonalds убрал из двойного чизбургера 1 ломтик сыра. Уменьшение в блюде всего лишь одного ингредиента не сказалось на качестве, но позволило сохранить по шесть центов на бургере и по $15 000 в год на ресторане. Авиакомпания Ryanair в целях экономии стремилась минимизировать полетный вес самолетов: уменьшили количество льда в напитках и размер раздаточных журналов, а также стимулировали стюардесс похудеть. А огромная по масштабам компания «Cisco» однажды вообще на 4 дня отправила сотрудников в отпуск.

В прошлой статье я рассказал об основных и самых распространенных способах экономии в компании https://blogs.klerk.ru/company/zubr_teo/post174239/. Сегодня я хочу поговорить о таких статьях расходов как интернет, связь, ПО и оргтехника.

Интернет и мобильная связь – самый простой способ сэкономить. Пересмотрите тарифы - возможно, есть более выгодные условия. Если сотрудники по работе часто связываются с клиентами и поставщиками, то есть смысл перейти на корпоративные тарифы, а во многих случаях будет удобно и выгодно звонить через интернет. Эту возможность предоставляет, например, «Битрикс 24». Подобный способ связи позволяет не только сократить расходы, но и отслеживать все этапы переговоров, т.к. программа имеет функции просмотра информации о звонках, написания комментариев и напоминания о запланированных задачах. Кстати, для удобства, разговоры записываются, и можно прослушать их позже, чтоб напомнить себе, о чем идет речь, или уточнить какие-то нюансы.

Откажитесь от дорогих технических средств. Так ли нужно вашей компании раздавать в качестве корпоративных телефонов топовые смартфоны? А необходимо ли бухгалтеру работать за MacBook? Уверен, что нет. Приобретите технику, которая будет отвечать вашим требованиям, но не переплачивайте за ненужные возможности. Конечно, перед тем как осуществлять такой переход, оцените реальные потребности ваших специалистов. Например, если в организации есть необходимость в обработке фотографий, видеомонтаже, профессиональных дизайнерских программах, то качество видеокарты и возможности процессора определенно должны отвечать всем требованиям такой работы.

При покупке новой оргтехники внимательно изучайте ее возможности, энергопотребление, цену на рынке, ознакомьтесь с отзывами. Скорее всего, есть смысл приобрести модель дороже, но с более низкой стоимостью расходных материалов. Такое часто происходит с принтерами и МФУ, когда покупка более высокой по цене техники позволяет сэкономить малому бизнесу до 20 тыс. рублей только на картриджах. Есть еще один способ экономить на расходных материалах принтеров и МФУ, но должен сразу предупредить, что вариант достаточно рискованный. Многие производители предлагают покупать картриджи только того же бренда, что и принтер. Часто их можно заметить на более дешевые аналоги. Если вы решились на этот шаг, внимательно изучите, подходит ли эта модель для вашего устройства по всем характеристикам, прочитайте на форумах, позволяет ли ваша техника использовать неродные расходники. Часто девайс может отказаться работать, в некоторых случаях такой союз в скором времени отправляет принтер прямиком в техцентр. Повторюсь, при верном подходе способ экономичный, но рискованный.

Еще одна статья расходов в компании – обслуживание техники и программного обеспечения. Как часто у вас что-то ломается, не работает или отправляется на чистку? Сколько раз в неделю в вашей компании появляются проблемы с программным обеспечением? Если это происходит редко, то в условиях кризиса сисадмин вам не нужен. Рядовую программу может установить и среднестатистический пользователь. Первые антивирусы появились еще в 1984-1985 годах, а сейчас достаточно купить качественную лицензионную программу с регулярными обновлениями и забыть практически обо всех вредоносных файлах. Более серьезные операции по обслуживанию техники и ПО легко отдать на аутсорсинг. Так что пожмите мужественную руку вашего сисадмина и приглашайте его тогда, когда компании это действительно необходимо.

По результатам исследования Forrester Russia в 2017 году 70% российского крупного и около 60% среднего и малого бизнеса готовы использовать приложения, работающие по облачной модели. Вы еще не пользуетесь «облачными» технологиями? Напрасно. Приведу простой пример. Коробочная версия «1С:Бухгалтерия Проф» стоит порядка 16200 рублей, ее может использовать только один пользователь, для дополнительных сотрудников придется докупать пользовательские платформенные лицензии. Далее необходимо регулярно обновлять ПО, либо программист будет приходить (небесплатно), либо время придется тратить на это. И, в завершение, вам потребуется регулярная оплата информационно-технологического сопровождения (ИТС). Например, годовое обслуживание «1С:Бухгалтерии. Проф» стоит порядка 30 000 рублей. Давайте рассмотрим альтернативный вариант. Например, облачный сервис «1CFRESH». Цена у него такая же, как и у ИТС. А вот возможностей намного больше. Не буду расписывать сейчас все преимущества и недостатки обоих вариантов, если интересно, можете прочитать в моем материале https://www.zubr-1c.ru/stati/4741/. Такая ситуация практически со всеми программными продуктами – это одна из основных причин, почему руководители компаний всех сегментов бизнеса с каждым годом все чаще выбирают «облачные» технологии.

Для многих дорогостоящих программных продуктов существуют бесплатные аналоги. Photoshop, Vegas Pro, Adobe Illustrator, Tilda Publishing – все эти программы можно заменить менее раскрученными, но не требующими регулярного опустошения кошелька. Даже, казалось бы, незаменимые функции MS OFFICE доступны, например, в Google Docs. Если все-таки нужна именно определенная программа, изучите сайт разработчика, скорее всего, там есть бесплатная пробная версия. И пересмотрите все сервисы, которые вы постоянно оплачиваете, вероятно, вам подойдут разовые тарифы. Например, ежемесячно отдавать деньги за фотостоки бессмысленно, если вы скачиваете по 5-10 картинок в квартал.

Если пересмотреть все перечисленные мной статьи затрат, и минимизировать расходы на них, вы не только сможете сэкономить, но и, скорее всего, у вас хватит финансов на небольшой корпоратив в честь проведённого комплекса мер по сокращению расходов. Или на скромный взнос в фонд WWF.