Штатные сотрудники или аутсорсинг?

"Есть несколько способов разбивать сады: лучший из них – поручить это дело садовнику."
Карел Чапек


Как и какими силами организовать учёт забота руководителя. До недавнего времени бухгалтерия в среднем и малом бизнесе работала только для начисления налогов, сейчас российские предприятия постепенно осознают важность учета для принятия управленческих решений. По этой причине растет востребованность в достоверном учете.

Статистика отмечает ежегодный рост спроса на бухгалтерский аутсорсинг, но пока эта тенденция выражена в малом и микробизнесе. Крупный бизнес создает собственные аутсорсинговые компании или обращается за услугами в “большую четверку”. Дело за средним бизнесом, убеждения которого меняются медленнее.

Есть примеры, когда компания не находит понимания с бухгалтерией, главным бухгалтером, не доверяют данным бухгалтерии, руководители жалуются, что не понимают, чем занята бухгалтерия, а получив какие-то данные от неё перепроверяют несколько раз, а когда руководителю задают вопрос так почему же не перейти на аутсорсинг, он впадает в панику, говорит, что “своими” хоть как-то может управлять, а со сторонними боится связываться… Знакомо?

У клиента был строгий учет рабочего времени бухгалтерии, и регулярно анализировалась работа сотрудников бухгалтерии в 1С, но при этом все данные учета ставились под сомнения, приглашались дорогостоящие специалисты на проверку, а когда пришла налоговая проверка - она проходила под контролем специалиста со стороны. На вопрос почему так странно организована работа, и не хотелось бы что-то изменить собственник бизнеса ответил, что персонал невысокого уровня, но они не могут себе позволить других, так как зарплата специалистов будет выше. Компанией владеют три собственника, поэтому достоверная финансовая информация очень важна.

Собственниками было принято решение о передаче бухгалтерского учета компании на аутсорсинг.

Сравним данные о затратах:


В 2018 году возникли проблемы с базой 1С, пришлось вручную восстанавливать документы за 5 дней, выяснилась проблемы архивирования. Обновления базы проводились не регулярно, несмотря на наличие подписки на ИТС. Это была яркая причина перехода на облачный сервис 1С, в расчете учитывали доступ 3х пользователей, хотя один пользователь был приобретен не для бухгалтерии, а для представителя клиента. В работе используется сервис Scloud, Базы 1С (УТ и БУхгалтерия) перенесены в сервис, архивируются и обновляются автоматически.Кроме снижения затрат по обслуживанию 1С Бухгалтерия, указанной в затратах, есть еще не указанные затраты на обслуживание 1С УТ, которые также снизились.

Итого за 2019 год только за счет применения аутсорсинга и облачного сервиса компания снизит затраты более чем на 700 000 рублей

Кроме того, компания в 2018 году заплатила 7000 рублей штрафов и пеней по вине бухгалтерии (не все сотрудники были включены в СЗВ-М и не своевременно уплачены взносы) - эти данные не включены в расчет в виду их несущественности, но в аналогичных случаях аутсорсер возмещает клиенту понесенные расходы.

До решения о привлечении аутсорсинга собственники и директор компании приводили аргументы о том, что штатные сотрудники лояльнее к компании, а при сотрудничестве со сторонними велик риск утечки информации.

Эти опасения напрасны, так как у всех обслуживающих компаний основная задача - репутация, поэтому компании проводят собственные мероприятия по безопасности, в обязательном порядке подписывается соглашение о конфиденциальности или договор содержит этот пункт. А фактов разглашения информации сотрудниками значительно больше. Лояльность - понятие не измеряемое, хотя случаев конфликтов работодателя и работника также фиксируется значительно больше, чем случаев бухгалтера из аутсорсинговой компании с клиентом.

Реально ли снизить затраты, и при этом улучшить качество учета? Примеры работы многих аутсорсинговых компаний это доказывают! Кроме того, эта история закончилась хорошо и для бухгалтеров: одна из них работу нашла самостоятельно, а двое других - приняты в штат аутсорсера, в зарплате не потеряли, одна из них даже увеличила свой доход.