Руководителю: как контролировать работу сотрудников?

Мониторинг работы персонала – одна из ключевых функций руководителей. Технологии помогли оптимизировать эту задачу и сегодня уже не требуется прилагать огромное количество усилий, чтоб четко знать, как работает компания, конкретный отдел и каждый сотрудник по отдельность.

Что и как контролируют работодатели?

Мониторинг за работой сотрудников сегодня может обеспечить компания практически любого профиля и масштаба. Методика будет зависеть лишь от того выездной сотрудник или офисный. К примеру, на мобильные телефоны курьеров устанавливают приложения с GPS, которые отслеживают все перемещения. Устанавливают устройства «слежения» на служебные автомобили, которые фиксируют маршрут и расход топлива. Используют «маячки», чтобы определять, где находится тот или иной работник склада или заводского цеха.

В офисах применяют видеокамеры, СКУД (система контроля и управления доступом) и специализированное ПО для мониторинга активности сотрудников за ПК – программы контроля рабочего времени. Разработкой последнего как раз и занимается наша компания. TimeInformer – система автоматического мониторинга активности сотрудников за компьютером. Она отслеживает какие программы и приложения, как долго и с какой целью использовал конкретный специалист, определяет эффективно ли тратилось это время, для личных или рабочих задач. Система оценивает продуктивность персонала и формирует готовый отчет руководителю.

Наиболее полный контроль за сотрудником обеспечивают DLP-системы. Эти программы предназначены для защиты от утечек конфиденциальной информации. «Контур информационной безопасности СёрчИнформ», например, позволяет выявлять утечки информации и персональных данных через е-mail, ICQ, голосовые или текстовые сообщения Skype, посты на форумах или комментарии в блогах, внешние устройства (USB/CD), документы, отправляемые на печать, а также появление конфиденциальной информации на компьютерах пользователей. Кроме прочего, подобные системы могут отслеживать проявления экстремизма, выявлять мошенничество внутри компании – подделку документов, откаты, другие преступные схемы. А также оценивать эффективность работы сотрудника. Получается разносторонний мониторинг действий сотрудника на рабочем месте.

Для чего нужен контроль персонала?

Работодатель использует систему учета рабочего времени для оптимизации бизнес-процессов, эффективного распределения рабочей нагрузки, уменьшения потерь рабочего времени. Мы анализировали опыт использования TimeInformer заказчиками – в среднем потери компаний из-за нецелевого использования рабочего времени снижаются на 30%.

Чтобы было проще понять, как это работает, приведу пример. У нашего клиента – торговой компании – штат составляет 50 сотрудников. Средняя заработная плата составляет 32 600 рублей. Когда только установили TimeInformer непродуктивное время всех сотрудников составляло в среднем 32%. И это были уже не личные наблюдения, а доказанный факт. Конечно, руководство провело разъяснительную работу с сотрудниками, объяснило неприемлемость такого отношения к работе. Мониторинг с помощью системы продолжили. Через два месяца уменьшилось количество опозданий и внеурочных перерывов, а непродуктивное время сократилось в два раза. Если пересчитать в денежный эквивалент – компания, поработав над дисциплиной, «не выбросила на ветер» за год около 3 129 600 руб. из фонда оплаты труда.

То есть системы учета рабочего времени призваны решить совершенно конкретные проблемы: повысить рабочую дисциплину, оптимизировать бизнес-процессы, и в конечно счете способствовать эффективному вложению денег компании.

Риски, связанные с утечкой данных и мошенничеством сотрудников, гораздо шире и разнообразнее. Для борьбы с ними созданы DLP-системы. Они также могут контролировать рабочее время сотрудников, но их первоочередная задача – сохранить конфиденциальность корпоративной информации. По сути, они мониторят движение документов – файлов, папок, архивов – с которыми те работают. А также действия со всей текстовой и графической информацией – как внутри компании, так и отправляемой вовне.

Типичный пример из практики использования нашей DLP: служба безопасности компании зафиксировала общение сотрудника с фирмой-конкурентом. Специалисту обещали «золотые горы», если он перейдет к ним на работу и «прихватит» со старого места некоторые файлы. В итоге работник, недолго думая, копирует на флешку 11 000 документов и спокойно пытается уйти домой. Но поскольку сотрудники СБ были в курсе происходящего, они настроили на компьютер сотрудника шифрование. Документы были скопированы, но в шифрованном виде. Сотрудник не мог получить к ним доступ с другого ПК, при этом доказательства нарушения – остались.

Эти два примера показывают, что работодатель решает с помощью систем контроля определенные бизнес-задачи. Потому будет ошибкой считать, что контроль нужен ради контроля. Такие системы требуют финансовых вложений. И бизнесмен не будет вкладывать средств в что-то, что не приносит ему совершенно очевидный результат – будь то пресечение промышленного шпионажа, защита базы клиентов или борьба с воровством топлива с корпоративного авто.

Насколько законны эти технологии?

Применение перечисленных технологий контроля за работой сотрудника законно при соблюдении определенных правил. Но дискуссии по этому вопросу продолжаются.

Обычно происходит отсыл на Конституцию РФ, ведь она защищает право каждого гражданина на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Также гарантирует право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых и иных сообщений.

Однако, ключевое слово здесь – частная жизнь. Рабочие отношения в РФ регулируются еще и Трудовым кодексом. В котором прописана суть трудовых отношений, рабочего времени, обязанностей сотрудника и прочее. Сотрудники получают от работодателя оборудование для рабочих целей и четкий запрет на использование его в личных целях. Если же сотрудник нарушает правила и использует ПК для выбора тура в отпуск, то прав здесь работодатель. Обычно это закрепляется в нормативных правовых актах организации, сотрудника предупреждают о контроле под подпись.

Получается, что применение систем контроля рабочего времени на ПК сотрудников законно, если:
1. В организации установлен режим использования информационных ресурсов и технических средств компании локальным нормативным правовым актом.
2. Сотрудники с ним ознакомлены под роспись.
3. В трудовом договоре прописан запрет на использование рабочей техники в личных целях.
4. Сотрудников уведомили под роспись, что работодатель контролирует качество и количество выполняемой персоналом работы. Необходимо также получить от каждого сотрудника письменное согласие на ознакомление работодателя со сведениями о частной жизни работника, его личной и семейной тайны, персональными данными, личной перепиской, полученными в ходе осуществления данного контроля. То есть по сути, что эти данные могут стать известны работодателю в ходе осуществляемого контроля.

Понятно, что это очень тонкий вопрос, и сотруднику остается одно: использовать оборудование работодателя только для рабочих задач, чтобы личная информация осталась при нем. Потому что система не умеет отключаться на время, пока сотрудник переписывается с подругой в соцсетях или занимается онлайн-шопингом – она «видит» все.

Чтобы контроль был законным, требуется оповестить сотрудников о наличии систем мониторига. Многие программы контроля могут делать скриншоты экранов, вести видео или аудиозапись, потому оповещение персонала о таком мониторинге – требование закона.

Разработчики систем контроля не могут надавить на заказчика и принудить действовать по определенным правилам. Однако вендор обязан предупредить о возможных последствиях и проконсультировать клиентов в том числе по юридическим аспектам использования систем.