Ошибки бюджетного (государственного) учета

Привет всем.

У меня часто просят провести
экспресс-аудит данных в БГУ (1С:Бухгалтерия государственных учреждений) на
наличие элементарных или системных ошибок, или спрашивают как его произвести.
Например, главбух вышел из отпуска  и
хочет сделать срез ошибок или новый зам анализирует текущую базу. Конечно, я
предлагаю бухгалтеру самостоятельно провести технологический анализ и помощника
закрытия периодов в части отчетов. Но эти инструменты «жесткие» и не оставляют
место анализу. А также выявляют не все распространенные ошибки (процент
выявленных ошибок примерно от  нуля до 50
%).Поэтому появилась идея создания реестра ошибок (памятки для проверяющего).
Этот реестр никогда не будет полным, но думаю, может пригодиться 90%
бюджетникам. В этом  реестре  попытаюсь систематизировать ошибки по разделам
и дополнять эти ошибки по вашим вопросам или предложениям. Если у вас появятся,
какие либо идеи или вопросы, лучше дублировать их мне на почту: sirota_sergey@mail.ru  Мне так легче будет их
систематизировать и отвечать на них. Отвечать буду по мере возможности. С
уважением, Сергей.

Реестр (Версия 1.0):

1. 
Общие моменты и реквизиты:

· 
«Зеркала» - зеркальные суммы в остатках (+ -) по
схожей аналитики. Часто возникают из-за задублированных элементов или пере
проведения старых документов на другую аналитику. Этим часто «грешат»: ОС, МЗ,
ЦФО, Контрагенты, Договора, Налоги. Сюда же попадают пустые субконто.  Также бывают в разрезе КФО, ИФО, Учреждения.
Бывают «зеркала» в разрезе субсчетов.

· 
Неправильное использование аналитики ИФО  - плохое понимание, что это бухгалтерский
разделитель учета.

· 
 Дополнительная
аналитика по субсчетам в разрезе дополнительных субконто, добавленных в режиме
Предприятия, без признака «оборотного», если не нужны остатки (часто получаем
остатки, которые никогда не закроются).

· 
Дополнительная аналитика по субсчетам в разрезе
дополнительных субконто добавленных в режиме Предприятия, без проработки бизнес
процессов, в том числе по кор. субконто.

2. 
Учетная политика и настройки учреждения:

· 
Часто включены «лишние» КФО, что может привести
к ошибочным оборотам по отсутствующим КФО в учете.

· 
Не указаны учетные данные по НДС.

· 
«Задним» числом изменены или не указаны методы
распределения затрат.

· 
Не заполнен регистр отнесения затрат к «прямым»
по расчету налога на прибыль.

· 
Не отключены старые КПС (не закрыт период  действия)

· 
Шаблон формирования инвентарных номеров устарел
или не соответствует учетной политики.

· 
Не настроена аналитика в разрезе Направлений
деятельности (налоговый учет по НДС и Прибыли)

· 
Аналитика планирования по счетам ведена
«ручками», а не через  помощник, что
ведет к несостыковкам в отчетах по ПФХД.

· 
Не отрегулирован автоматический ввод  Денежных обязательств.  

3. 
Основные средства:

· 
Часто есть проблема выделения ОЦДИ, так как нет
автоматического выделения ОЦДИ, в том числе и по порогу стоимости.

· 
Из-за ручных корректировок и некорректных
переносов значения регламентных регистров (События, Состояние и т.п) не
соответствуют бухгалтерским остаткам, что приводит к ошибкам формирования  специализированных отчетов по ОС.

· 
«Лишние» инвентарные номера для Библиотечного
фонда с групповым учетом до 40 000 (до 20 000), что приводит к
ошибкам в отчетах и проблемам с движениями библиотечного фонда.

· 
«Неправильные» пороги амортизации для старых и
текущих основных средств, не отраженных в учете, с учетом корректировки
амортизации.

4. 
Материальные запасы:

· 
Проблема нарушения последовательности проведения
документов  в части движения  одной номенклатуры, что нарушает расчёт
«среднего».

· 
Проблема в расчете «среднего» в разрезе КФО,
ИФО, Учреждения, КПС.

· 
Неправильное использования  типа номенклатуры по учету в разрезе
субсчетов, что может привести к неправильной работе документов в разрезе
движений по МЗ.

5. 
Вложения в НФА:

· 
Поступления ОЦДИ без учета субсчетов особо
ценного имущества.

· 
Суммовые остатки по счетам, при отсутствии
количественных остатков, как следствие дополнительных вложений «задним» числом
после принятия к учету.

6. 
Лицевые счета:

· 
Не закрытые или некорректно закрытые старые
лицевые счета, актуальная проблема при смене типа учреждения.

· 
Проблема аналитики  л/с на счете 201.13, при переброске с одного
л/с на другой л/с (проблема типовой конфигурации)

7. 
Касса:

· 
Проблема контроля лимита кассы.

· 
Проблема учета определения типов денежных
документов (что является денежным документом, а что бланком строгой
отчетности).

· 
Проблема остатков и оборотов в разрезе КФО, ИФО,
КПС, КЭК.

· 
Проблема остатков в кассе за период, и их несоответствие
отчётам кассира.

8. 
Дебиторы (покупатели):

· 
Включение доп. аналитики в виде субконто
«Направление деятельности», что дублирует реквизит «Направления деятельности» у
субконто «Договоры», что приводит «расползанию» направлений деятельности по
двум субконто.

9. 
Под отчетные лица:

· 
При авансовом отчете в нескольких валютах
(например, загран.  командировка) нет
возможности его отразить в одном авансовом отчете, так как валюта учета в
документе только одна.

10. 
Наличные в пути:

· 
«Зеркала» по статьям оборотов. Данная проблема
«ловиться» технологическим анализом, но даются ошибки только за период, и по
отдельным статьям. Предлагаю добавлять аналитику «Статьи затрат», что даст
более детальную аналитику по КЭК и разрез  ошибки до дня. Также сюда легко включаться
доходные статьи (из группы 100).

· 
 

11. 
Кредиторы:

· 
Совет. Обычно в типовой конфигурации  ведется учет в разрезе 210 группы КЭК по
сводному контрагенту (в том числе договора подряда по 220 группе КЭК), но
выплаты производятся безналом,  в том
числе и через разные банковские счета. Поэтому у сводного контрагента (все
сотрудники, коллектив зарплата) необходимо завести несколько лицевых
(расчетных) счетов. И по ним выплачивать зарплату. Также эту аналитику можно
включить на субсчетах. Часто заводят в качестве контрагента банк, в котором
открыт счет – это ошибка.

· 
Включение доп. аналитики в виде субконто
«Направление деятельности», что дублирует реквизит «Направления деятельности» у
субконто «Договоры», что приводит «расползанию» направлений деятельности по
двум субконто.

12. 
Налоги и сборы:

· 
Возможно включить аналитику  субконто «визы затрат» например на счет
303.01 для понимания по какой статье КЭК был налог или сбор исчислен (удержан)
и оплачен. Но нельзя без  доработки
конфигурации включать доп аналитику на счета 303.03 и 303.04 так как учет по
этим счетам ведется регламентными документами без этой аналитики.

13. 
Удержания:

· 
Совет. Обычно в типовой конфигурации  ведется учет в разрезе 210 группы КЭК по
сводному контрагенту (в том числе договора подряда по 220 группе КЭК), но у чет
по счету 304.03 лучше вести по персональным контрагентам (Профком, алименто
получатель,  истец).

14. 
Финансовый результат:

· 
Самая большая проблема – отсутствие аналитики
«Направление деятельности» (часто это показатель отсутствие  учетной политики), что приводит к большим
проблемам в определении налоговой базы по НДС и Прибыли в первичных документах.

· 
Доп. аналитика в виде дополнительных субконто
часто подключается без проработки бизнес процессов и без  сопоставления аналитики фин. Результата
разных периодов (прошлых лет, текущего периода и будущих периодов).