Представительские расходы

До сих пор не сталкивалась с оформлением представительских расходов. Знатоки, ау! Подскажите, плиз, что надо приложить к авансовому отчету , кроме чека из ресторана, где проходили переговоры? Отчет о переговорах и отчет о расходах прилагают к а/о или эти доки отдельно хранятся?

Знаю, что нужно составить еще приказ и смету. Формы у меня есть. Вопрос  -  какой датой делать приказ и смету? Датой встречи или раньше?