Бумажный документооборот или сотрудничество. Можно ли ставить ультиматум контрагенту?

Как перевести партнеров на электронный документооборот? Можно ли их заставить отказаться от бумажных счетов-фактур?


Допустим, вы решили перейти на электронный документооборот (ЭДО) с партнерами. Но вдруг понимаете: они не готовы. Точнее, не хотят работать по-новому. Одно из решений – поставить ультиматум.

Начнем с того, что есть 2 основных методики подключения контрагентов к ЭДО: ультиматум и рекомендация. В первом случае вы поясняете им, что теперь это обязательное условие дальнейшего сотрудничества с вами. Или как минимум заявляете, что привычный обмен бумагами связан с неприятными обстоятельствами (увеличенное время обработки документов, дополнительные расходы). Во втором случае рекомендуете, то есть ненавязчиво советуете перейти на ЭДО.
Оба способа законны.

Кому подходит ультиматум?
Компаниям, в сотрудничестве с которыми нуждаются контрагенты.

В чем плюсы "кнута"?
1. Вы быстро переведете контрагентов на ЭДО.
2. Сразу оцените выгоду и другие преимущества.
3. Вероятно, что удастся подключить к ЭДО почти всех партнеров.
Но есть и недостатки, в том числе утрата лояльности контрагента. Не все партнеры реагируют на ультиматум спокойно.

Как сохранить добрые отношения?
1. Информируйте позитивно. Отмечайте выгоды и плюсы перехода на ЭДО, а не диктуйте условия без объяснения своих мотивов.
2. Миксуйте ультиматум с рекомендацией. Если от 20% контрагентов зависит 80% вашей прибыли, нет смысла ставить ультиматум всем. Для тех, кто более дорог, используйте менее жесткие меры. Например, мягко советуйте перейти на ЭДО, применяя при этом информационные письма, звонки, сообщения на сайте.
3. Используйте финансовую мотивацию. Часто компании, чтобы быстро перевести контрагентов на ЭДО, приобретают сертификаты электронной подписи, оплачивают исходящие документы за них. Также вы можете предложить льготы и бонусы всем, кто уже решил отказаться от бумаг.

Источник: Переводим контрагентов на ЭДО. Метод «ультиматум»